Publisering av innhold gjøres gjennom brukervennlige skjemabaserte dialoger (Forms) tilpasset de ulike informasjonsstypene. Det er i hovedsak 3 ulike formater av innhold som kan publiseres;

Disse formatene er beskrevet nærmere i de neste kapitlene.

Mappestrukturen i løsningen er bygget på dimensjoner fra datavarehusteori. Dimensjoner utgjør virksomhetens kunnskapstre og informasjonsarkitektur. Dimensjonene kan knyttes opp mot innhold for å understøtte enkel gjenfinning ved avansert søk og navigering.

De definerte metadata vil kunne benyttes til å realisere løsninger bygget på prinsipper hentet fra Topic Maps eller Emnekart. Det er innholdets kategorisering som avgjør hvor innholdet vises og presentasjonssmalen som bestemmer hvordan innholdet presenteres. Kategorisering av innhold kan delvis automatiseres ved at kategorier forhåndsutfylles basert på den rolle man har og hvilken kontekst man er inne i. Et eksempel er ”forfatternavn” som kan forhåndsutfylles basert med navnet på den som er pålogget.

Et annet eksempel er automatisk kategorisering av ”prosjektinformasjon” som f. eks ”avdeling” og ”prosjektnavn” som kan fylles ut automatisk hvis man er inne i ”prosjektrommet”.

Et tredje eksempel er innhold som publiseres på en side og dermed arver kategorier relatert til denne siden, f. eks ”Produktweb” eller ”Supportweb”.

Figuren under viser et eksempel på publisering av et ”Tilbud” skrevet i Word. Dokumentet kategoriseres med bl.a. ”Type” og ”Kunde”. I tillegg er det ofte aktuelt å angi en status for å styre publiseringsprosessen, slik at ikke innhold ”under arbeid” blir godkjent og publisert på de aktuelle sidene. Hvem som skal ha rettighet til å se dokumentet kan angis, samt når dokumentet skal være tilgjengelig (publiseringsdato og utgår dato). Disse skjemabaserte publiseringsdialogene kan konfigureres og tilpasses den enkelte informasjonstype i forhold til webstedets informasjonsarkitektur.

Det er støtte for 3 ulike typer forhåndsvisning av innhold i løsningen: . Forhåndsvisning av ingress eller brødtekst: Denne funksjonen er tilgjengelig fra verktøy-raden til editoren som benyttes til publisering av tekst- og HTML-basert innhold, og viser innholdet i en egen side. Dette er nyttig hvis man har skrevet inn en lang brødtekst med diverse formatteringer etc. og ønsker å se og lese igjennom teksten før man lagrer. . Forhåndsvisning av hele artikkel: Når bruker lagrer innholdet kommer man automatisk over til en ny side som viser innholdet på en standard presentasjonsmåte med tittel, ingress, brødtekst eller lenke til dokument, etc. Se figur under. Det kan defineres en standard presentasjonsstil for hver informasjonstype, men løsningen leveres med et ferdig sett for hvert format (tekst, fil, lenke). Du vil også se eventuelle versjoner av artikkelen. image::images/ViewDocument.png[scaledwidth="100%"] . Forhåndsvisning i kontekst: Innhold som publiseres skal ofte presenteres på ulike måter på forskjellige sider/nettsteder. Når bruker har lagret innhold, kommer man til en visningsside, hvor det vil være klikkbare bilder av de ulike sidene der innholdet vil bli publisert når det er godkjent. Bruker kan da klikke seg inn på de ulike sidene og se hvordan innholdet ser ut på de respektive sidene. Innholdet vil ikke være synlig på disse sidene før det er godkjent, men forfattere og redaktører med de nødvendige rettighetene vil kunne se innholdet på disse sidene. Figuren under viser et eksempel på en side der artikkelen over vil publiseres på. Bruker har klikket på bildet nederst til høyre i figuren over og kommer til følgende side: image::images/Preview.png[scaledwidth="100%"]

Hurtiglinker (et klikks publisering) med predefinert kategorisering kan defineres pr informasjonselement og plasseres på ønsket side på nettstedet. Forfatter klikker på linken og får presentert en brukerdialog tilpasset innholdet som skal legges inn. Nye brukerdialoger for å legge inn innhold kan enkelt defineres og endres. Til å definere brukerdialoger, benyttes iKB Forms.

Publisering av innhold skjer gjennom brukervennlige skjemabaserte dialoger. Disse dialogene defineres ved hjelp av iKB Forms. For hver informasjonstype, defineres det hvilken editor som skal benyttes til forfatting og formattering og hva slags validering som ønskes. Man definerer også hvilke kategorier som krever utfylling og hvilke som skal ha standardverdier. I tillegg er det rik støtte for ulike presentasjonsmåter av verdilister til felter avhengig av hva som er relevant (listebokser, radioknapper, avkrysningsboks etc.).

I iKnowBase er det et standard grensesnitt for mottak av ”eksternt” innhold med tilhørende kategorisering. Innholdet og kategoriene kan komme fra dokumentsystemer, publiseringsløsninger eller andre løsninger som lagrer dokumenter/innhold/rapporter.

Løsningen utnytter funksjonalitet i OracleAS Integration. Løsningen består av et standardadapter for mottak og kategorisering av innhold i iKnowBase. I adapteret er reglene for konvertering av kodestruktur og oppdatering av Informasjonsdimensjonene i iKnowBase satt opOracle Integration sørger for å oppdatere metadatastrukturen i iKnowBase med nye verdier og/eller oppdaterer med nytt innhold. I den sammenheng kan man velge om de fysiske (elektroniske dokumentene (vedleggene)) skal lagres i iKnowBase eller om det skal henvises (linkes) til uttrekksdatabasen.

For å knytte seg opp mot en ekstern kilde, må det utvikles et nytt adapter for å levere innhold. Flere adaptere er tilgjengelig som f eks adapter for DocuLive fra SI og Docs Open fra Hummingbird.

iKnowBase kan også levere innhold og metadata til andre løsninger basert på OracleAS Integration teknologien.

I Dokumentarkivet kan brukeren navigere i hele mappestrukturen og få en oversikt over dokumenter og annet innhold innenfor en valgt mappe. Brukeren har også muligheten til å søke innenfor en gitt mappe, forhåndsvise innhold, legge inn/publisere innhold, redigere/slette innhold, laste opp filer (se nærmere beskrivelse under) og se revisjonslogg for dokumenter som er konfigurert for det. Tilgang til de ulike funksjonene er styrt av brukerens rolle og rettigheter. Se figuren under.

I Bildearkivet kan brukeren navigere i mappestrukturen for bilder og få en oversikt over bilder under valgt bildemappe, samt legge inn bilder i arkivet. Se figur under.

Mappestrukturen i bildearkivet gjenspeiler emnene og/eller typene for de ulike bildene og kan enkelt endres og utvides (i arbeidsflaten for Metadataadministrasjon > Dimensjoner).

I Bildearkivet er følgende funksjoner tilgjengelig basert på brukerens rolle og rettigheter:

For å finne igjen innhold på tvers av mappestrukturen i innholdsarkivet leveres arbeidsflatene for publisering og innholdsadministrasjon med funksjoner for enkel og avansert søk basert på standard metadata for alt innhold. Avansert søk kan enkelt utvides med søk i andre metadata tilpasset den enkelte virksomhet og deres informasjonsarkitektur. Søk er implementert ved hjelp standard søkekomponent i iKnowBase Content Services.

Informasjonsarkitekturen i iKnowBase benyttes både til å lage utsnitt av søkeuniverset og til å understøtte effektiv navigering. Alt innhold kategoriseres med metadata for enkel gjenfinning. Innholdets kategorisering styrer hvor innholdet presenteres, hvordan man kan navigere frem til innholdet og understøtter det å lage utsnitt av databasen for å begrense søkeresultater.

Løsningen utnytter funksjonalitet i Oracle UltraSearch og Oracle Text. Oracle Text indekserer tekstdokumenter av de fleste vanlige typer, enten dokumentene ligger inni eller utenfor databasen. Teknologien benyttes til å indeksere og tagge både eget innhold, statiske websider og filer på et filsystem. Det betyr at lenker som peker til områder utenfor eget nettsted også blir indeksert.

Søkemotoren gjør det mulig å kombinere fritekst søk og strukturerte søk i samme spørring. Fritekst søk støttes for over 100 ulike dokumentformater, inkludert HTML, PDF, Word, Excel, Powerpoint, ascii og XML. I tillegg finnes en innebygd mulighet for automatisk konvertering av dokumenter til HTML for enklere lesing av f.eks. gamle Word-formater. Funksjonalitet som relevanssortering, stemming, fuzzy match og thesauri gjør kvaliteten på søket best mulig. Hvordan søkemotoren benytter f.eks. stemming kan bestemmes når tekstindeksen opprettes. I tillegg kan ulike søkeattributter angis for å styre hvordan søket skal utføres.

For å muliggjøre globale søk på tvers av ulike databaser og filområder, kan Oracle Ultra Search benyttes. Ultra Search er en overbygning på Oracle Text, og kan brukes til å indeksere forskjellige informasjonskilder som andre databaser, IMAP e-postservere, dokumenter på eksterne webservere, filservere etc.

Et dokument eller en artikkel kan bli publisert dobbelt og denne siden vil gi deg en mulighet til å rydde opp i dette ved å editere/slette like dokumenter. En bakgrunnsjobb vil gå hver natt for å sjekke duplikater og denne siden viser resultatet.

Et dokument eller en artikkel kan inneholde lenker som er ugyldige. Lenker i ingress, brødtekst og eventuelle Office-filer blir kontrollert, og ugyldige lenker blir rapportert til denne siden.

Denne siden vil vise alle dokumenter som du selv har sjekket ut, men ennå ikke sjekket inn.

Fra denne siden kan du søke opp dokumenter og artikler som er i ferd med å utgå. Du kan angi datointervall og alle dokumentene innenfor dette intervallet vil vises i listen.

Mappestrukturen (dimensjonene) kan gjenspeile ulike strukturer for informasjonen som publiseres. Den kan omfatte følgende strukturer:

Presentasjon og innhold er strengt skilt i løsningen. Det som bestemmer hvor innhold skal presenteres er innholdets kategorisering. Innhold kan knyttes opp til flere mapper noe som understøtter krysspublisering både innenfor en gitt side og på tvers av sider og nettsteder.

Hvis man ønsker å knytte innhold direkte opp i en side, defineres sidestrukturen i iKnowBase og artikkelen ”tagges” med de sider den skal vises i (kategorisering vha metadata). Tilsvarende kan strukturen i iKnowBase Content Studio konfigureres for å gjenspeile menystrukturen på nettsiden, slik at det er lett å finne igjen artikler som skal oppdateres eller flyttes.